Kompleksowe zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi

Zapewniamy bieżące prowadzenie spraw wspólnoty oraz realizację decyzji jej właścicieli i zarządu. Obsługa administracyjna obejmuje między innymi prowadzenie i aktualizację dokumentacji, przygotowywanie projektów uchwał, organizację zebrań właścicieli, prowadzenie głosowań, korespondencję oraz bieżącą współpracę z zarządem.

Administrator pozostaje również punktem kontaktowym dla właścicieli w sprawach związanych z funkcjonowaniem części wspólnych. Zależy nam jednak, aby administracja nie sprowadzała się do odbierania telefonów.

Każde istotne zgłoszenie powinno zostać zakwalifikowane, przekazane właściwej osobie i doprowadzone do rozwiązania.

Prowadzimy ewidencję księgową wspólnoty zgodnie z przyjętymi zasadami oraz zapewniamy naliczanie zaliczek, ewidencję wpłat, rozliczenia kosztów i przygotowywanie sprawozdań. Obsługa obejmuje również przygotowywanie danych potrzebnych do planowania gospodarczego nieruchomości. Szczególną wagę przykładamy do czytelności informacji. Zarząd wspólnoty nie powinien otrzymywać wyłącznie zestawienia liczb.

Powinien wiedzieć:

• jaka jest aktualna sytuacja finansowa
• jakie wydatki zostały poniesione
• jak wyglądają należności
• jakie są planowane zobowiązania
• czy wspólnota posiada środki na przyszłe inwestycje

Finanse mają pomagać podejmować decyzje.

Jednym z pierwszych obszarów, które warto przeanalizować po przejęciu nieruchomości, są jej stałe koszty. Nie zakładamy z góry, że są zbyt wysokie. Sprawdzamy natomiast, czy wynikają z rzeczywistych potrzeb i czy zakres zawartych umów odpowiada temu, za co wspólnota płaci. Dotyczy to między innymi usług porządkowych, konserwacyjnych, technicznych, ochrony, monitoringu, zieleni, ubezpieczenia oraz różnego rodzaju serwisów.

Tam, gdzie istnieje uzasadnienie, można:

renegocjować warunki, zmienić zakres albo poszukać innego wykonawcy.

Optymalizacja nie oznacza jednak cięcia jakości.

Prowadzenie nieruchomości wymaga systematycznego pilnowania obowiązków technicznych.

Organizujemy wymagane kontrole, przeglądy i serwisy oraz współpracujemy z wykonawcami odpowiedzialnymi za utrzymanie urządzeń i instalacji. Koordynujemy również reakcję na awarie oraz bieżące usterki. W zależności od charakteru budynku obsługa może dotyczyć między innymi: instalacji elektrycznych, gazowych i wodno-kanalizacyjnych, wentylacji, przewodów kominowych, wind, bram garażowych, domofonów, monitoringu, dachów, elewacji czy terenów zewnętrznych. Zarządca kontroluje również harmonogramy wymaganych czynności.

Dobry proces remontowy rozpoczyna się od określenia potrzeb. Następnie przygotowywany jest zakres prac umożliwiający uzyskanie porównywalnych ofert. Pomagamy wspólnocie przeprowadzić ten proces, analizować propozycje wykonawców, negocjować warunki i przygotować realizację. W zależności od rodzaju prac zapewniamy lub organizujemy odpowiedni nadzór. Po wykonaniu robót uczestniczymy również w procesie odbioru i egzekwowaniu usunięcia stwierdzonych wad. Nie chcemy, aby wspólnota płaciła kilkadziesiąt czy kilkaset tysięcy złotych za inwestycję, której nikt po stronie zarządcy realnie nie kontroluje.

Zarządca powinien reprezentować interes wspólnoty wobec wykonawcy. Dotyczy to zarówno większych remontów, jak i stałych usług.

Weryfikujemy zakresy ofert i umów, kontrolujemy terminy oraz reagujemy, jeżeli usługa jest wykonywana niezgodnie z ustaleniami. Długoletnia współpraca z dobrym wykonawcą może być korzystna. Nie może jednak oznaczać braku kontroli.

Zaufanie do wykonawcy i kontrola wykonania umowy nie wykluczają się.

Należności powinny być kontrolowane systematycznie. Im wcześniej wspólnota reaguje, tym większa szansa na odzyskanie zaległości bez konieczności prowadzenia długiego postępowania. Działania dostosowujemy do konkretnego przypadku. Mogą obejmować kontakt z właścicielem, wezwanie do zapłaty, uzgodnienie spłaty albo podjęcie dalszych kroków prawnych. Celem jest odzyskanie należności, a nie produkowanie korespondencji. Jednocześnie nie pozwalamy, aby zadłużenie pozostawało bez reakcji przez kolejne miesiące.

Prawo pojawia się w działalności wspólnoty praktycznie każdego dnia.

Dotyczy: uchwał, umów, korzystania z nieruchomości wspólnej, odpowiedzialności wykonawców, szkód, zaległości czy sporów pomiędzy właścicielami a wspólnotą. Dlatego w sytuacjach wymagających analizy prawnej zarządca nie powinien pozostawiać zarządu wspólnoty samego.

SOLIDUM zapewnia dostęp do odpowiedniego wsparcia w ramach organizacji lub przy współpracy ze specjalistami właściwymi dla konkretnej sprawy. Nasz zespół to nie tylko zarządcy, księgowi i technicy. To także doświadczony dział prawny!

Awaria instalacji, zalanie, uszkodzenie elementu budynku czy inne zdarzenie może wymagać nie tylko naprawy, ale również ustalenia odpowiedzialności.

Pomagamy dokumentować zdarzenia, kontaktować się z właściwymi podmiotami oraz prowadzić czynności związane z likwidacją szkody. Weryfikujemy również kwestie ubezpieczenia nieruchomości i pomagamy w organizacji odpowiedniej ochrony.

Coroczne zebranie właścicieli nie powinno być jedynym momentem, kiedy zarządca przedstawia informacje o nieruchomości.

Przygotowujemy zebrania w sposób umożliwiający właścicielom zrozumienie sytuacji budynku, finansów oraz planowanych działań. Przygotowujemy projekty uchwał i materiały potrzebne do podejmowania decyzji oraz organizujemy głosowania w trybie przewidzianym dla wspólnoty.

Dobra uchwała powinna być nie tylko podjęta.

Powinna również nadawać się do wykonania.

Proces zmiany zaczynamy od rozmowy. Poznajemy przyczyny niezadowolenia z dotychczasowej obsługi i oczekiwania zarządu. Następnie przygotowujemy ofertę.

Po podjęciu decyzji organizujemy przejęcie dokumentacji i spraw będących w toku.

Szczególnie ważny jest pierwszy okres zarządzania. To wtedy należy ustalić, czy dokumentacja jest kompletna, jakie umowy obowiązują, czy występują zaległości, jakie przeglądy są wymagane i które problemy pozostały nierozwiązane. Na tej podstawie przygotowujemy listę priorytetów dla nieruchomości.